excel透视表

精通Excel透视表：从基础到高级的全面指南

在数据处理和分析的领域中，Excel透视表无疑是一颗璀璨的明珠，它能够以惊人的速度和灵活性对大量数据进行汇总、分析和呈现，为用户提供清晰且有价值的信息，无论您是初学者还是有一定经验的用户,深入理解和掌握Excel透视表都将极大地提升您的数据处理效率和分析能力。

透视表的基础概念

（一）什么是透视表

Excel透视表是一种交互式的数据汇总工具，它可以从复杂的数据源中快速提取关键信息，并根据用户的需要对数据进行不同维度的汇总、计数、求平均等操作，透视表能够将杂乱无章的数据转化为有条理、有意义的信息展示。

我们有一个销售数据表，其中包含日期、销售员、产品、销售金额等多个字段，通过透视表，我们可以轻松地查看每个销售员的销售总额、每种产品的销售情况,或者按照日期维度分析销售趋势等。

（二）透视表的数据源

透视表的数据源可以是Excel工作表中的连续数据区域，也可以是外部数据源，如数据库、Access文件等，但无论数据源来自何处，都需要确保数据的规范性，数据应该具有明确的列标题，每一列的数据类型应该一致，例如日期列全部为日期格式,金额列全部为数值格式等。

创建透视表的步骤

（一）准备数据

在创建透视表之前，首先要准备好数据，确保数据完整且准确，没有空白行或列（除非是有意为之用于分隔不同的数据区域），我们有一个简单的员工销售数据表,如下所示：

（二）插入透视表

1. 选中数据区域（包括列标题），然后点击Excel菜单栏中的“插入”选项卡。
2. 在“插入”选项卡中，找到“透视表”按钮并点击，此时会弹出一个“创建透视表”对话框。
3. 在对话框中，确认数据源区域是否正确，选择放置透视表的位置（可以是新工作表或者现有工作表的某个位置）。

（三）布局透视表

创建好透视表后，会出现一个“透视表字段列表”，在这个列表中，我们可以看到数据源中的所有列标题，如“员工姓名”“产品”“销售日期”“销售金额”。

• 行标签：将字段拖放到“行标签”区域，透视表将按照该字段的不同值进行行分类，我们将“员工姓名”拖放到“行标签”区域,透视表就会按照不同的员工姓名列出数据。
• 列标签：把字段放到“列标签”区域，会按该字段的不同值进行列分类，将“产品”拖放到“列标签”区域,就可以在列方向上按照不同产品展示数据。
• 值标签：用于放置需要进行汇总计算的字段，当我们把“销售金额”拖放到“值标签”区域时，透视表会自动对销售金额进行求和汇总（默认情况下是求和，也可以根据需要更改汇总方式）。

我们将“员工姓名”拖放到“行标签”区域，“产品”拖放到“列标签”区域，“销售金额”拖放到“值标签”区域,得到的透视表可能如下所示：

透视表的高级功能

（一）筛选数据

透视表具有强大的筛选功能，在透视表的行标签、列标签或者值标签区域,都会有筛选箭头。

• 行标签筛选：我们只想查看张三的销售数据，可以点击“员工姓名”旁边的筛选箭头，取消其他员工的选中状态，只保留张三,这样透视表就只显示张三相关的数据。
• 列标签筛选：如果想只看产品A的销售情况，可以在“产品”列标签的筛选箭头中，取消其他产品的选中状态,仅保留产品A。
• 值筛选：可以对汇总后的值进行筛选，我们想查看销售金额大于500的员工销售数据,可以通过值筛选设置条件来实现。

（二）计算字段和计算项

1. 计算字段：有时候我们需要在透视表中添加新的计算列，我们想要计算每个员工的销售提成，假设提成比例是销售金额的10%，我们可以在透视表中添加计算字段，右键点击透视表，选择“添加计算字段”，在弹出的对话框中，输入字段名称，如“销售提成”，然后在公式框中输入“=销售金额 0.1”，这样,透视表就会自动计算出每个员工的销售提成并添加到表中。
2. 计算项：计算项主要用于对行标签或者列标签中的特定项进行计算，对于“员工姓名”行标签，我们想要为张三的销售金额增加一个奖金项，可以右键点击“员工姓名”字段，选择“添加计算项”，输入名称，如“张三奖金”，然后设置公式，=销售金额 + 100”（这里假设给张三固定奖金100）。

（三）合并计算和多重合并计算

1. 合并计算：当有多个相同结构的数据区域时，可以使用合并计算功能，我们有四个季度的销售数据，分别在不同的工作表中，但数据结构相同（都有员工姓名、产品、销售金额等字段），我们可以在一个新的工作表中，通过“数据”选项卡中的“合并计算”功能，将这些数据合并到一个透视表中,从而方便地进行跨季度的数据分析。
2. 多重合并计算：如果数据不仅来自不同的工作表，还涉及到不同的工作簿，或者数据的结构略有差异（如有些工作表有多一个地区字段），就可以使用多重合并计算，在操作过程中，需要按照向导的提示逐步选择数据区域,并设置好标签和汇总方式等。

（四）刷新透视表

当数据源中的数据发生变化时，为了保证透视表的数据是最新的，需要刷新透视表，可以通过右键点击透视表，选择“刷新”来手动刷新，也可以设置自动刷新，在“透视表选项”中，找到“数据”选项卡,设置刷新频率等参数。

透视表的美化和格式化

（一）更改布局和样式

1. 布局调整：可以调整透视表的行高、列宽，使其更加美观，还可以通过“设计”选项卡中的“报表布局”选项，将透视表的布局更改为以大纲形式、表格形式或者重复所有标签等形式。
2. 样式设置：利用“设计”选项卡中的透视表样式库，为透视表快速应用预定义的样式，也可以自定义样式，如设置字体、颜色、边框等，我们可以将销售金额大于平均值的单元格设置为绿色，小于平均值的设置为红色,以便更直观地突出显示重要数据。

（二）添加图表

为了更直观地展示透视表中的数据，可以为透视表添加图表，选中透视表后，在“插入”选项卡中选择合适的图表类型，如柱状图、折线图、饼图等，图表会与透视表联动，当在透视表中进行筛选或者改变布局时,图表也会相应地更新。

实际应用案例

（一）销售数据分析

假设我们是一家大型零售公司的数据分析员，有多年的销售数据，通过透视表，我们可以快速分析不同门店、不同产品类别、不同时间段的销售情况，我们可以将门店作为行标签，产品类别作为列标签，销售金额作为值标签，从而清晰地看到每个门店在各个产品类别上的销售业绩，还可以通过筛选功能，分析特定促销活动期间或者特定季节的销售数据,为公司的营销策略和库存管理提供有力支持。

（二）财务报表分析

在财务领域，透视表也大有用武之地，我们可以将会计科目作为行标签，月份作为列标签，金额作为值标签，对财务报表进行多维度分析，分析各项费用在不同月份的支出情况，或者不同项目的收入构成等，利用计算字段和计算项功能，可以计算各种财务比率，如毛利率、净利率等,帮助财务人员更好地理解公司的财务状况。

FAQs：

问题1：如何在透视表中更改汇总方式？

回答：在透视表中，选中需要更改汇总方式的值标签字段所在的单元格，然后点击“值标签”下拉箭头，在弹出的菜单中选择“值字段设置”，在“值字段设置”对话框中，可以看到“汇总方式”选项，这里有求和、计数、平均值、最大值、最小值等多种汇总方式可供选择，选择您需要的汇总方式后，点击“确定”即可，如果您原本是对销售数量进行求和汇总，现在想要改为计数汇总（统计销售记录的条数）,就可以通过这个步骤来实现。

问题2：透视表的数据源更新后，为什么透视表没有自动更新？

回答：这可能是由多种原因导致的，检查数据源是否真的已经成功更新，确保在数据源工作表中进行了正确的修改并且保存，如果数据源是外部数据源，要检查连接是否正常，可能是透视表的刷新设置有问题，您可以手动刷新透视表，右键点击透视表，选择“刷新”，在“透视表选项”的“数据”选项卡中，检查“打开文件时刷新数据”和“刷新频率”等设置是否正确，如果这些设置被意外更改，可能会导致透视